Word
Eerste versie van een offerte of contract op basis van een oud document. Teksten herschrijven in eenvoudiger Nederlands.
01 · Agents
AI die zelf stappen zet om een taak af te ronden.
Een chatbot geeft antwoord op een vraag. Een agent krijgt een doel, bedenkt welke stappen nodig zijn en voert ze uit met de tools waar hij toegang toe heeft, zoals je mailbox, agenda of boekhoudpakket. Jij keurt belangrijke acties goed.
- Doel
- plan onderhoud bij elke klant met een cv-ketel die aan de beurt is
- Plan
- klantenlijst in Excel, vrije plekken in de agenda, mails opstellen
- Actie
- concept-mails klaarzetten, jij klikt op versturen
02 · Skills
Vaste werkinstructies die je AI één keer leert.
Leg in een skill vast hoe jouw offerte eruitziet: huisstijl, vaste teksten en voorbeelden. De AI gebruikt die skill wanneer de taak erom vraagt.
- Offerte
- prijslijst, btw-regels en betalingstermijn
- Klantmail
- openingstijden, retourbeleid, wanneer doorsturen
- Maandrapport
- welke cijfers en hoe het overzicht eruitziet
03 · Automations
Als dit gebeurt,
doe dan dat.
Een automation heeft een trigger, een of meer stappen en een resultaat. AI maakt de stappen slimmer: mails lezen, gegevens herkennen, teksten samenvatten. Tools zoals Power Automate, Zapier en Make werken zonder programmeren.
- Trigger
Factuur komt binnen in je mailbox
01 - Stap · AI
Leverancier, bedrag en vervaldatum uitlezen
02 - Stap
Nieuwe regel toevoegen in Excel
03 - Resultaat
Herinnering 3 dagen voor vervaldatum
04
Begin met een kleine taak. Controleer het resultaat voordat je meer automatiseert.
04 · Word, Excel & Outlook
AI in de programma’s die je al gebruikt.
Microsoft 365 en Google Workspace bieden AI-assistenten. Je hoeft niet over te stappen op nieuwe software; beschikbaarheid hangt af van je abonnement.
Excel
Formules maken door in gewone taal te vragen wat je wilt weten. Trends in omzet of voorraad laten uitleggen.
Outlook
Lange mailwisselingen samenvatten en antwoorden voorbereiden. Handig na een paar dagen afwezigheid.
05 · Voorbeelden per sector
Wat doen andere ondernemers ermee?
Onderhoudsplanning
Klanten met een onderhoudsbeurt automatisch benaderen en afspraken voorstellen.
Offerte vanaf de bouwplaats
Ingesproken notities omzetten in een nette offerte met materiaal en uren.
Reserveringen bevestigen
Reserveringen uit mail en website in één overzicht, met automatische bevestiging.
Inkoop voorspellen
Op basis van omzet en weersverwachting een inkooplijst voor de week laten maken.
Productteksten
Productomschrijvingen in je eigen toon, op basis van specificaties van de leverancier.
Klantenservice
Vragen over levering en retouren beantwoorden, lastige vragen doorzetten naar jou.
06 · Privacy & AVG
Veilig werken met klantgegevens.
Ook bij AI-gebruik blijven afspraken over persoonsgegevens belangrijk. Maak bewust keuzes over je leverancier, de informatie die je deelt en de controle op resultaten.
- Zakelijk abonnement
- controleer wat de aanbieder met je data doet
- Verwerkersovereenkomst
- leg de afspraken met je leverancier vast
- Opslag & doorgifte
- controleer waar gegevens worden verwerkt
- Minimaal delen
- verwijder gegevens die niet nodig zijn
- Teamafspraken
- spreek af wat je wel en niet in AI invoert
Meer informatie bij de Autoriteit Persoonsgegevens Algemene informatie; geen juridisch advies.
07 · Kosten & tools
Wat kost het om te beginnen?
De meeste ondernemers beginnen met één AI-assistent en voegen later automations toe. Begin gratis waar dat kan en kijk pas daarna welk abonnement bij je werk past.
| Soort | Voorbeelden | Kostenmodel |
|---|---|---|
| AI-assistent | ChatGPT, Claude, Gemini, Le Chat | Gratis of betaald |
| AI in Office | Microsoft 365 Copilot, Gemini voor Workspace | Per gebruiker |
| Automations | Power Automate, Zapier, Make | Per plan of gebruik |
| Agents op maat | Gebouwd door een specialist | Eenmalig + verbruik |
Tarieven en functies veranderen regelmatig. Controleer de actuele voorwaarden bij de aanbieder.
08 · Begrippenlijst
De belangrijkste termen.
- AI-assistent
- Een programma waarmee je in gewone taal praat, zoals ChatGPT of Claude.
- Agent
- AI die zelfstandig meerdere stappen uitvoert om een doel te bereiken.
- Skill
- Een vastgelegde instructie die AI hergebruikt voor een specifieke taak.
- Automation
- Een vaste reeks stappen die start bij een trigger en zonder handwerk doorloopt.
- Trigger
- De gebeurtenis die een automation start, zoals een nieuwe mail.
- Prompt
- De opdracht of vraag die je aan AI geeft.
- LLM
- Large Language Model: het taalmodel achter een AI-assistent.
- Hallucinatie
- Een antwoord dat overtuigend klinkt maar niet klopt. Controleer feiten altijd.
- Copilot
- De AI-assistent van Microsoft, ingebouwd in Word, Excel en Outlook.
- Integratie
- Een koppeling waarmee AI kan werken met je andere software.
- Verwerkersovereenkomst
- Afspraken met een leverancier die persoonsgegevens voor jou verwerkt (AVG).
- AI Act
- Europese wet met regels voor het ontwikkelen en gebruiken van AI.