Factuurverwerking bestaat uit verschillende stappen: ontvangen, uitlezen, controleren, boeken en betalen. AI kan bij het uitlezen helpen, maar een correct gelezen bedrag bewijst niet dat de factuur terecht is. Bepaal eerst welke stap je wilt verbeteren.
Waar begin je?
Een administratie verzamelt PDF-facturen in een vaste map. De proef haalt factuurnummer, datum en bedragen eruit en vergelijkt de leverancier met een goedgekeurde lijst. Een nieuw rekeningnummer gaat naar een beoordelaar. De proef maakt alleen een controletabel en voert geen betaling uit.
Voor deze proef verzamel je:
- Een beperkte set facturen waarvoor gebruik is toegestaan.
- Een lijst met leveranciers en de velden die je administratie gebruikt.
- Voorbeelden met ontbrekende gegevens, een creditnota en een mogelijke dubbele factuur.
Een werkbare aanpak
- Bepaal welke velden letterlijk uit het document moeten worden gelezen en welke leeg blijven als ze ontbreken.
- Laat per veld de oorspronkelijke documentpassage of positie beschikbaar blijven voor controle.
- Vergelijk factuurnummer, leverancier en bedrag met eerdere invoer om mogelijke dubbelen te signaleren.
- Laat afwijkingen, creditnota’s en gewijzigde betaalgegevens door de juiste medewerker beoordelen.
- Exporteer alleen goedgekeurde conceptregels naar de normale boekingsprocedure. Houd betaalbevoegdheid buiten de proef.
Wat blijft jouw verantwoordelijkheid?
- Controleer rekenkundige verschillen met vaste regels.
- Laat fiscale behandeling beoordelen in de bestaande administratieve procedure.
- Controleer gewijzigde betaalgegevens langs een bekende, onafhankelijke contactroute.
Hoe meet je of dit werkt?
Meet bruikbare veldextracties, correctietijd en gemiste afwijkingen per documentsoort. Rapporteer een creditnota apart van een gewone factuur. De proef levert geen garantie op fiscale juistheid of afwezigheid van fraude.
Een instructie om aan te passen
Dit is een startinstructie voor een proef met toegestane gegevens. Voeg je eigen bron en gewenste indeling toe. Controleer de uitkomst voordat je die gebruikt.
Lees uitsluitend zichtbaar vermelde factuurvelden uit naar deze tabel. Vermeld onbekend bij een ontbrekende waarde en voeg een bronverwijzing toe. Markeer gewijzigde betaalgegevens, mogelijke dubbelen en rekenverschillen; boek of betaal niets.
Dit doe je vandaag
Verzamel tien toegestane testdocumenten met verschillende lay-outs. Laat de administratie vooraf de juiste velden en afwijkingen vastleggen.
Werk je aanpak verder uit met Een AI-pilot opzetten die tot een besluit leidt, AI-resultaten controleren: een checklist per taak.
Veelgestelde vragen
Kan ik na het uitlezen meteen automatisch betalen?
Een extractie controleert niet of de prestatie is geleverd of betaalgegevens betrouwbaar zijn. Houd goedkeuring en betaling in de bestaande bevoegde procedure en ontwerp die stappen apart.
Hoe begin ik zonder meteen grote systemen te veranderen?
Verzamel tien toegestane testdocumenten met verschillende lay-outs. Laat de administratie vooraf de juiste velden en afwijkingen vastleggen. Gebruik een aparte proefset en houd je bestaande werkwijze beschikbaar totdat je de uitkomst hebt beoordeeld.
Voorbeelden zijn bedoeld om je eigen proef te ontwerpen. Ze zijn geen gemeten klantresultaten. Zo maken we deze kennisbank.